Adjoint en Gestion Administrative H/F - Université Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique : CDD de 1 à 3 ans.L'Institut de Sciences des Plantes de Paris Saclay (IPS2), hébergée au sein du bâtiment 630 du campus UPSud du plateau de saclay, est composé de 180 personnels, dont 107 permanents (30% CNRS, 30% INRAE, 30% UPSaclay et 10 % autres universités) Les recherches menées à IPS2 se concentrent sur l'analyse de la croissance et du développement de plantes modèles et sur le transfert du fruit de ces recherches vers les espèces cultivées, l'agriculture et les innovations. L'IPS2 a également vocation à concentrer sur un site unique l'ensemble des enseignants chercheurs de la filière francilienne de Biologie Végétale (Université UPaclay, Université Paris Cité, Université Evry Val d'Essonne) Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur et de la responsable administrative, l'agent.e aura en charge principalement à les déplacements des agents de l'IPS2 (organisation des missions, ordre de mission, réservation hébergement et billetterie, note de frais...), et la gestion financière (bon de commande, liquidation facture, suivi des services faits ...). Les missions seront a effectué sur les différents applicatifs des 5 tutelles de l'IPS2
Missions principales de l'agent.e :Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaireanfonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internese:externesMission N°1 : Gestion financièreÉtablir les bons de commandesEffectuer les réceptionsLiquider les facturesGestion des workflowsEffectuer les relances de bon de livraison auprès du réseau acheteur et el factures auprès des fournisseurs. Régler les litiges fournisseursGestion des cartes achatsCréation fournisseurs et agents dans les bases de donnéesMise à jour de tableaux de bordClassement et Archivage des pièces justificativesMission N°2 : Soutien gestion des missionsÉtablir un ordre de mission,Traiter les notes de fraisRéservationdes hébergement et billetteriesRéservation traiteur/restaurant (installation traiteur)Mise à jour de tableaux de bordClassement et Archivage des pièces justificativesMission N°3 : Soutien à l'activité d'accueil/réceptionPermanences à l'accueil (orientation des visiteurs et livreurs / information des livraisons aux acheteurs) en cas d'absence de l'agent titulaire en poste

Connaissance, savoir :Culture administrative et élaboration des documentsCulture internetConnaissance des EPSCP/EPSTConnaissanceSifac+ /Sifac/Geslab/ ESR Mission serait appréciéMaîtrise de l'anglais fortement souhaitéeSavoir-faire :Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeSavoir rendre comptePratique et maitrise des outils bureautiques et des outils de réservation de voyages et de frais de missionOutils de communication (logo, plaquettes)Connaissance des outils budgétaires serait un plusSavoir-être :Rigueur, organisation, discrétion, sens du service, adaptabilitéAptitude à travailler en groupes de travail, en équipe et à distanceCapacité d'accueil et interaction avec des personnalités extérieures et aussi étrangères, bon contact relationnelNécessité d'une plus grande polyvalence

• SGBD
• Anglais
• Notes de frais
• Logiciels bureautiques
• Sifac
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Logo
• Capacité d’adaptation